OFFRE D’EMPLOI | Adjoint.e Administratif.ve

🙋‍♀️🙋‍♂️ Tu souhaites faire partie du cœur d’une équipe exceptionnelle et diversifiée? 

Nous sommes actuellement à la recherche d’une personne pour occuper notre poste d’Adjoint.e Administratif.ve

Détails du poste

 RAISON D’ÊTRE DE LA FONCTION
  • Effectue diverses tâches administratives pour la direction afin de l’assister dans ses fonctions;
  • Participe au bon déroulement des opérations de l’organisme;
  • Co-responsable de la réception physique (affichage), téléphonique et courriel de l’organisme.

LIEU DE TRAVAIL

  • 192 rue St-Germain E, bureau 206, Rimouski (QC) G5L 1A8.

HORAIRE DE TRAVAIL

  • Poste permanent à temps plein de 35 heures par semaine.
  • Salaire à discuter.

SITUATION DANS LA STRUCTURE HIÉRARCHIQUE

  • La personne relève de la direction générale

Responsabilités

ADMINISTRATION

  • Assure la gestion des courriels, des appels téléphoniques et du courrier de la direction et de l’organisme;
  • Organise et fait le suivi de l’agenda de la direction;
  • Offre un support à la direction en lien avec la gouvernance (planification des réunions, ordre du jour, préparation des documents, etc.);
  • Effectue la révision et la mise en page de documents;
  • Établit et tient à jour des systèmes de classement des dossiers et des mots de passe de l’organisme;
  • Signale les problèmes en lien avec les lieux au propriétaire ou son représentant;
  • Assure le respect des clauses du bail;
  • Assure la gestion des contrats de service (renouvellement, changement de fournisseur, etc.);
  • Assure la gestion des équipements, du matériel, des fournitures et des outils de l’organisme;
  • Assure la gestion et supervise les acquisitions de biens et services.
  • Participe, au besoin, aux activités de l’organisme.

RESSOURCES HUMAINES

  • Procède à l’ouverture des dossiers des nouveaux employés;
  • Assure la production de divers rapports;
  • Tient les dossiers du personnel à jour;
  • Assure le soutien administratif aux employés concernant la formation;
  • Contrôle les feuilles de temps des employés.

POURCENTAGE DE TEMPS CONSACRÉ AUX DIFFÉRENTES ACTIVITÉS

  • Administration: 75%
  • Ressources humaines 25%

Qualifications et conditions

FORMATION ET EXPÉRIENCE MINIMALE 

  • Diplôme d’études collégiales (DEC) en administration ou comptabilité de gestion;
  • 2 années d’expérience dans des fonctions similaires.

CONNAISSANCES ET QUALITÉS PROFESSIONNELLES

  • Bonne maîtrise de la langue française (écrit et parlé);
  • Sens de l’organisation et de la planification;
  • Compétences comptables;
  • Capacité à gérer plusieurs dossiers à la fois;
  • Rigueur et minutie.

Informations sur l'emploi

MOYENS MIS À DISPOSITION 

  • Internet;
  • Suite Office;
  • Logiciel comptable.

TEMPS DE FORMATION

  • 6 mois

DÉPOSER SA CANDIDATURE

Vous êtes invité à transmettre votre curriculum vitae et une lettre de présentation avant le dimanche 08 mai 2022, 18h, à recrutement@aibsl.org

Seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.

Observations

La description n’est pas restrictive et peut évoluer en fonction des besoins de l’entreprise. Des formations complémentaires pour une évolution vers certaines responsabilités peuvent être nécessaires.